7 Conseils utiles pour louer une salle de réunion

Bien choisir sa salle de réunion : Succès garanti !

Organiser une réunion avec ses collaborateurs, ses fournisseurs, pour piloter un projet ou effectuer un shooting produit est important pour conserver la dynamique de ses équipes, pour maintenir le niveau de compétence, faire des statuts projets ou effectuer des lancements marketing, voici les 7 conseils pour louer un espace de réunion adapté et permettre la réussite de votre évènement.

Conseil 1 – Définir l’évènement

Que souhaitez-vous organiser ?

Une salle de réunion a pour but premier de réunir vos équipes, fournisseurs, partenaires ou encore clients afin de vous entretenir avec eux, elle peut également être un lieu privilégié pour organiser différents types d’événements d’entreprise. Il est important de louer une salle qui correspond au type d’évènement que vous allez organiser.

Voici quelques idées afin de vous orienter dans vos choix :

• Conférences – Auditorium
• Lancement produit – Salle Lumineuse aérée ave des services associés
• Sujet confidentiel –Espace de réunion Dédié avec discrétion assurée
• Création / Réflexion – Atelier esprit « fablab »
• Formation – Salle de réunion modulable
• Réunion informelle – Espace de rencontre équipé d’un espace café / Cuisine

Conseil 2 – Choisir la bonne localisation

Donnez envie de venir !

Que vous soyez à Grenoble, Lyon ou Paris, la problématique est la même et est très importante dans votre recherche. en effet, les participants doivent pouvoir se rendre à la salle de formation sans difficulté. Privilégiez surtout que le lieu soit accessible prenez soin de vous assurer qu’il est bien desservi par les transports en commun et que des places de stationnement sont disponibles à proximité.

Pour les participants qui seraient plus éloignés de l’espace bureau de réunion, veillez à ce que le lieu soit proche d’une gare, d’un aéroport ou d’un grand axe routier. Il est important de s’adapter à vos collaborateurs, vos clients ou vos partenaires, ils sauront vous le rendre notamment par leur disposition à participer.

Pensez à opter pour un espace de réunion extérieur à votre entreprise !

Un bon lieu de réunion, c’est aussi une salle en dehors de votre entreprise pour :

=> Sortir vos équipes (projets, commerciales ou marketing par exemple) de vos bureaux leurs permettent de relâcher la pression de se sentir plus libre d’exprimer et d’être plus créatif et favoriser la collaboration notamment en cas de workshop ou atelier.

=> Se réunir en dehors du cadre de votre entreprise est reconnu que vous aurez une meilleure gestion de réunion (Respect du planning, Assiduité des participants par exemple).

=> Organiser une réunion à l’extérieur peut contribuer la relation clients ou fournisseurs, faire bonne impression ou favoriser la neutralité des échanges notamment en cas de dossier compliqué.

Conseil 3 – Adapter la Capacité de la salle de réunion

C’est sans aucun doute le critère premier pour choisir votre salle. En effet, selon le nombre de participants que vous envisagez mais aussi selon la typologie et thème de la réunion ou formation, les besoins en termes de surface peuvent être très différents.

Une salle trop petite ou trop grande va influencer l’ambiance et la bonne réalisation de l’évènement organisé.

Par exemple, attention à ne pas tomber dans le piège qui consiste à prendre une salle plus grande « au cas où » si l’espace est trop grand vous pourrez donner l’impression que la salle est vide et limitera l’interaction entre les participants surtout si le thème est la communication entre services. Également, Un grand espace de réunion ne va pas convenir pour une séance de coaching RH ou pour des séances d’entretiens par exemple.

Si la salle est petite et le thème est un atelier de brainstorming ou un démarrage projet, les participants vont se sentir oppressés. Leur créativité sera réduite.

On considère que pour des réunions d’échanges, d’informations ou projets, chaque participant a besoin de 2m2. Si l’évènement à l’extérieur que vous souhaitez organiser intègre un buffet ou un flux conséquent de déplacement (atelier, mise en scène) alors que 3 à 4m2 par participant est nécessaire.

Pour résumer, avoir la bonne taille d’espace de colloque ou de réunion est essentiel pour garantir une collaboration et une promiscuité positive.

Conseil 4 – Se munir des équipements adaptés

Le mobilier adéquat pour se sentir bien et prêt à travailler !

Une bonne salle de réunion doit être équipée de mobilier adapté au thème de votre évènement. Le mobilier doit être léger et mobile, de façon à pouvoir aménager et adapter l’espace selon votre besoin. Si vous avez organisé votre réunion en 2 étapes :

• Le matin – Réunion projet ensemble pour faire un statut global et échanger, vous aurez besoin de grandes tables avec tous vos convives rassemblés.
• L’après-midi – Réunion par expert métier, vous allez créer des pôles pour échanger

Il est donc important que vous puissiez bouger facilement l’ensemble du mobilier et des accessoires pour installer votre espace en mode conférence.et mobile.

=> Les outils multimédias en support et au service du travail efficace !

La technologie est aujourd’hui essentielle dans les salles de réunion. Difficile aujourd’hui d’envisager une réunion sans Wifi et sans accès à des prises électriques pour brancher les ordinateurs de l’ensemble de vos collaborateurs, vos clients ou partenaires. Même si c’est évident quand on le lit … Pensez-y au moment de trouver votre salle de réunion idéale !

Une bonne salle de réunion, c’est une salle où les idées peuvent fuser et où le matériel est adapté pour les récolter et vous aide dans la réalisation de votre réunion. Elle met à votre disposition un paperboard ou un whiteboard pour canaliser les idées de vos collaborateurs et échanger avec vos clients. Il est aussi intéressant de pouvoir déployer un rétroprojecteur pour projeter sa présentation et la rendre accessible à l’ensemble de l’équipe.

Pour les formations, les ateliers de réflexions, les salles se munissent de plus en plus d’écrans dynamiques tactiles. Vous pouvez donc tester, modifier ou dessiner en « live » de manière illimitée. La solution finale est directement envoyée aux participants. Il n’est pas nécessaire de compiler 15 feuilles papiers ou de faire un arrêt pendant la réunion pour noter les infos du tableau blanc avant d’effacer pour remettre des informations.

L’espace Oxywork situé à Saint Martin le Vinoux à proximité de Grenoble est muni de ce type d’écrans. Également ces outils technologiques accroissent l’esprit collaboratif et réflexion par l’apprentissage.

Dernier point, Vous pouvez avoir des demandes spécifiques, n’hésitez pas à les exprimer lors de vos demandes aux loueurs d’espace.

Conseil 5 – Veillez à l’ambiance de l’espace de réunion

Une ambiance lumineuse propice

La lumière agit sur notre organisme et notre manière d’agir, veillez à ce que l’espace choisit soit lumineux qui une nouvelle vous garantira la bonne disposition de votre auditoire à participer à la réunion. La médecine du travail préconise un éclairage essentiellement naturel. Il est fortement recommandé que l’éclairage soit homogène et diffus avec le support d’éclairage LED qui complètera la luminosité naturelle.

Un esprit naturel et aéré

Pour favoriser le bien être de vos participants, n’hésitez pas à trouver un espace de réunion qui soit agrémenté de plantes vertes et autres éléments associés à cet esprit « vert ». D’après des études de laboratoires les plantes vertes ont un effet positif et également peuvent favoriser l’absorption d’émission de gaz, de fumées et autres parfums d’ambiance.

Veillez à ce que le bureau ou la salle de réunion ait des possibilités d’aération avec des grandes fenêtres oscillo battantes. N’hésitez pas à aérer la pièce pendant la pause et vous aussi prenez l’air !

Conseil 6 – Regardez les services associés

Rafraîchissements, Caféine, Théine sont les bienvenus !

Pour une bonne réunion et gardez un esprit vif et une tonicité globale, il est essentiel de se rafraîchir pendant la réunion. Un rapport réalisé par la professeure Renata Riha, du département de médecine du sommeil de l’université d’Édimbourg, a démontré que trois tasses de café par jour pourrait améliorer la vigilance, la lucidité, le temps de réaction, la précision et la mémoire de travail des personnes concernées. Lorsque vous effectuez votre réservation, n’oubliez pas de vérifier la présence de machine à café, de bouilloire, de bouteilles d’eau et autres rafraîchissements et que ceux-ci vous soient mis à disposition. C’est un signe de service +.

Nourrissez vos collaborateurs !

Dès le début de l’évènement, pensez à nourrir les esprits de vos participants. Si la réunion ou votre workshop débute le matin, accueillez vos équipes avec des viennoiseries, effet positif garanti !

Votre évènement se déroule sur la journée, pensez à organiser le temps de restauration en conséquence. Les espaces de locations auront des recommandations à vous faire (traiteurs, plateaux repas ou restaurants à proximité). Certains pourront vous aider à organiser en vous faisant une offre « mise à disposition de l’espace + service de restauration ».

Comme cité au-dessus, il est recommandé de s’aérer : privilégiez un lieu qui aurait des services de restauration à proximité du site de réunion. Par exemple, le site d’espace de location de salles et bureaux de réunion Oxywork à Saint Martin le Vinoux à proximité de Grenoble est situé à 30 mètres du restaurant la maison de la pizza « Sana » et 10 mètres du restaurant cuisine traditionnelle « Open K-FE »

Conseil 7 – Ayez un œil sur vos finances

Chaque service à un coût, vérifiez que ce coût soit justement valorisé et justifié (faire la distinction entre service de base et service en plus). L’argent reste le nerf de la guerre. Au-delà des critères et conseils de sélections détaillés ci-dessus, pensez à comparer les salles disponibles en prenant connaissance des différentes grilles tarifaires de chaque espace de location de bureaux et salles de réunions (forfait global ou prix par personne, options diverses, services à la carte…).

Bonne recherche à vous & Bonne Réunion !!!

06 Décembre 2021 – BL – www.oxywork.fr